L’organisation d’un séminaire d’entreprise vous donne quelques cheveux blancs ? On vous comprend, cela demande une planification minutieuse pour assurer le succès de l’évènement. Il faut vous poser les bonnes questions : quel est l’objectif de ce séminaire ? Où puis-je l’organiser ? Faut-il se faire aider dans l’organisation ? Quel budget faut-il prévoir ?
On vous livre les 12 étapes pour organiser un séminaire d’entreprise mémorable et IN-RA-TA-BLE.
Avant l’évènement : Une organisation millimétrée
Étape 1 : Choisir le type de séminaire, le thème et établir vos objectifs
Avant toute chose, il vous faut établir les bases.
S’agira-t-il d’une formation, d’un séminaire de renforcement d’équipe, d’une conférence, d’un séminaire de lancement de produit, etc. ? Il est essentiel de choisir le type de séminaire qui correspond le mieux à vos besoins et à ceux de votre entreprise.
Ensuite, le thème doit être engageant et pertinent pour votre public. Il peut s’agir d’un sujet lié à l’industrie, à la culture de l’entreprise, ou à tout autre aspect que vous jugez approprié.
Enfin, établissez des objectifs spécifiques et mesurables pour le séminaire. Que souhaitez-vous accomplir ? Il peut s’agir d’objectifs tels que l’amélioration des compétences, le renforcement de la cohésion d’équipe, l’augmentation des ventes, etc.
Étape 2 : Délimiter son budget (et s’y tenir)
La gestion du budget est une étape cruciale pour organiser un séminaire d’entreprise correctement. Voici nos conseils pour aborder au mieux cette phase :
Commencez par déterminer le budget initial que vous êtes prêt à allouer à votre séminaire. Incluez toutes les dépenses possibles, notamment la location de salle, la restauration, le matériel audiovisuel, les frais de voyage, les frais d’intervenants, la promotion, etc.
Soyez réaliste et tenez compte de tous les détails. Et priorisez : classez les dépenses par ordre d’importance en fonction de vos objectifs. Il vous sera plus simple de prendre des décisions éclairées.
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Etape 3 : Sélectionner une date et un lieu pour organiser un séminaire d’entreprise
Le choix de la date et du lieu est crucial pour la réussite de votre séminaire.
Sélectionnez une date qui convient aux participants clés, en tenant compte de leurs disponibilités.
Aussi, une fois la date choisie, réservez le lieu de votre séminaire suffisamment à l’avance pour garantir sa disponibilité. Assurez-vous que le lieu correspond au type de séminaire que vous organisez, qu’il a la capacité nécessaire, et qu’il est accessible pour tous les participants. Prenez en compte des éléments logistiques tels que l’accès aux transports en commun, la proximité d’hôtels pour les participants venant de loin, le stationnement, la connectivité Wi-Fi, et tout autre équipement nécessaire (par exemple, des salles de réunion équipées en matériel audiovisuel). C’est là qu’un lieu tout en un (comme le Club des Aubergistes) prend tout son sens !
On vous recommande de toujours avoir un plan B au cas où.
Etape 4 : Planifier des activités avec des partenaires ou créer ses propres animations
La planification d’activités est cruciale pour maintenir l’engagement des participants et atteindre les objectifs de votre séminaire.
Identifiez les besoins et les attentes de vos participants en fonction de l’objectif de votre séminaire. Cela vous aidera à déterminer quelles activités ou animations sont les plus appropriées. Également, concevez des activités qui correspondent au thème de votre séminaire et qui renforcent les compétences ou les connaissances que vous souhaitez transmettre.
Team building, jeux en équipes, énigmes, sport, activités manuelles, visites guidées… Il y a tellement de possibilités à envisager (quelques idées ici).
Assurez-vous simplement de disposer du matériel et des ressources nécessaires pour chaque activité.
N’oubliez pas d’informer les participants à l’avance sur les activités prévues afin qu’ils puissent se préparer mentalement et apporter tout le matériel nécessaire.
Etape 5 : Établir un planning clair et précis pour organiser votre séminaire d’entreprise jour après jour
Voici comment vous pourriez aborder cette étape :
- Structuration du programme : Divisez chaque journée du séminaire en plages horaires dédiées à des activités spécifiques. Cela peut inclure des sessions de formation, des pauses, des repas, des activités de team-building, des présentations, etc.
- Heures de début et de fin : Précisez l’heure de début et de fin de chaque activité dans le programme pour que les participants sachent à quoi s’attendre et puissent gérer leur temps efficacement.
- Temps alloué à chaque activité : Déterminez la durée prévue de chaque activité pour éviter de dépasser le temps imparti. Assurez-vous que le planning soit réaliste.
- Inclusions de temps libre : Prévoyez des moments de temps libre pour les participants, où ils peuvent se détendre, réseauter ou explorer la région environnante. Le surchargement du programme peut être épuisant.
- Pause-déjeuner : Précisez quand aura lieu la pause-déjeuner et si vous fournirez des repas ou si les participants devront se restaurer par leurs propres moyens.
- Équilibre entre activités et pauses : Assurez-vous que le programme offre un équilibre entre des sessions d’apprentissage ou de travail intense et des pauses pour permettre aux participants de se ressourcer.
- Communication du programme : Partagez le programme avec les participants à l’avance pour qu’ils sachent à quoi s’attendre. Vous pouvez également le rendre accessible via une application mobile ou un site web dédié.
- Flexibilité : Prévoyez une certaine marge de manœuvre pour faire face à des retards imprévus ou des ajustements nécessaires.
- Animateurs et intervenants : Assurez-vous que les intervenants et les animateurs sont conscients de leur créneau horaire et qu’ils respectent le planning.
- Feuille de route : Préparez une feuille de route détaillée pour votre équipe de planification afin que chacun sache qui est responsable de chaque aspect du séminaire à chaque moment.
En sommes, la création d’un planning clair et précis est un élément essentiel pour garantir que votre séminaire se déroule de manière fluide et que les participants puissent maximiser leur expérience. Veillez à ce que le programme soit bien équilibré et que chaque activité soit en accord avec les objectifs du séminaire.
Étape 6 : Choisir les participants et envoyer les invitations
C’est la prochaine étape pour organiser votre séminaire d’entreprise correctement. Commencez par déterminer qui devrait assister au séminaire en fonction de ses objectifs. Il peut s’agir d’employés, de clients, de partenaires, de fournisseurs, ou d’autres parties prenantes. Assurez-vous que le groupe est gérable pour garantir une expérience de qualité.
Que ce soit par mail, texto, courrier…Rédigez des invitations personnalisées qui expliquent clairement l’objectif du séminaire, les avantages de participation, les détails logistiques, la date, le lieu et toute autre information pertinente. Enfin, demandez aux invités de confirmer leur présence dans un délai spécifique pour que vous puissiez planifier en conséquence.
Étape 7 : Partager le déroulé et communiquer avec les participants
La communication efficace avec les participants est essentielle pour garantir que votre séminaire se déroule sans accroc et que les participants soient bien informés.
- Partager le déroulé du séminaire : Distribuez le programme détaillé du séminaire aux participants à l’avance. Cela leur permettra de se familiariser avec le planning, de comprendre ce qui les attend, et de se préparer en conséquence.
- Fournir des informations logistiques : Assurez-vous que les participants ont toutes les informations nécessaires sur le lieu du séminaire, les horaires, le stationnement, les transports en commun, et toute autre logistique importante.
- Communication préalable : Envoyez des rappels réguliers aux participants à mesure que la date du séminaire approche. Cela peut inclure des courriels, des messages texte ou des publications sur un site web dédié à l’événement.
- Répondez aux questions : Assurez-vous d’être disponible pour répondre aux questions des participants. Mettez en place une ligne d’assistance téléphonique ou une adresse e-mail dédiée pour le support.
- Créez un groupe de participants : Si votre séminaire le permet, créez un groupe ou un forum en ligne où les participants peuvent interagir, poser des questions et échanger des informations avant même le début de l’événement.
- Rappels la veille : Envoyez un rappel la veille du séminaire pour confirmer l’heure, le lieu et les détails finaux de l’événement.
Étape 8 : Repérer les lieux avant pour s’assurer que tout soit en place
Non, on n’achète pas un pantalon sans l’avoir essayé. Et bien là c’est pareil, on vous recommande d’aller visiter le lieu, de vous assurer qu’il correspond à vos besoins. C’est aussi l’occasion de rencontrer l’équipe qui accueillera voire encadrera votre évènement !
Si vous le pouvez et selon l’ampleur de l’évènement, on vous conseille même de passer la veille pour checker les derniers détails (ou au moins d’appeler).
Bonus : Établir une liste des activités, lieux de restauration et lieux à visiter en autonomie
En plus des étapes principales de la planification d’un séminaire, il peut être utile d’offrir aux participants des suggestions pour les activités en dehors des sessions officielles.
Identifiez des activités locales populaires ou uniques que les participants peuvent apprécier pendant leur temps libre. Cela peut inclure des visites culturelles, des randonnées, des excursions, des musées, ou d’autres attractions locales.
Recommandez des restaurants et des cafés locaux où les participants peuvent déguster la cuisine de la région. Assurez-vous d’inclure une variété de choix, y compris des options pour les régimes alimentaires spéciaux.
Pendant l’évènement : Un déroulé sans accroc
Étape 9 : Vérifier le bon déroulé du séminaire et faire face aux imprévus
Pendant le séminaire, il est essentiel de rester flexible pour gérer tout imprévu qui pourrait survenir.
Notre conseil ? Commencez chaque journée du séminaire par une réunion d’ouverture pour informer les participants des activités prévues et pour rappeler les informations logistiques importantes.
Également, coordonnez vos interventions, activités et potentiels intervenants.
Vous le verrez, on se laisse vite déborder par le temps dans ce genre d’évènement. Essayez de ne pas prendre trop de retard ! Testez tous les équipements audiovisuels en amont pour éviter des interruptions de dernière minute.
Assurez-vous de tenir les participants informés de tout changement dans le programme ou tout problème qui pourrait affecter le déroulement du séminaire.
Terminez chaque journée par une réunion de clôture pour résumer les points forts et préparer les participants à la journée suivante.
Étape 10 : Contrôler la présence des participants, leur satisfaction et leur implication
Tenez une liste de présence pour chaque journée du séminaire. Assurez-vous que les participants s’inscrivent à leur arrivée et signent à la fin de chaque journée.
Pour mesurer l’implication de chacun : Pourquoi ne pas distribuer des questionnaires de satisfaction aux participants à la fin du séminaire. Posez des questions sur leur expérience globale, la qualité des sessions, l’organisation logistique, et recueillez leurs commentaires.
Observez l’implication des participants pendant le séminaire. Sont-ils actifs lors des activités de groupe ? Posent-ils des questions ? Participent-ils aux discussions ?
Après le séminaire, maintenez le contact avec les participants pour recueillir des commentaires à plus long terme sur les retombées du séminaire et sur les changements observés dans leur travail ou leur compréhension.
Après l’évènement : Communication et amélioration
Étape 11 : Remercier les participants et collecter leurs avis
Exprimez votre gratitude envers les participants pour leur présence et leur engagement tout au long du séminaire. Faites-le lors de la clôture officielle de l’événement.
Distribuez des questionnaires d’évaluation à la fin du séminaire pour recueillir les avis des participants sur tous les aspects de l’événement, y compris l’organisation, la qualité des sessions, la logistique, etc.
Vous pouvez aussi organiser des réunions de débriefing avec votre équipe de planification pour discuter des leçons apprises et des points d’amélioration pour les séminaires à venir.
Communication des résultats : Partagez les résultats de l’évaluation et des commentaires avec les participants pour qu’ils voient comment leurs avis ont influencé les décisions et les améliorations futures.
Il est toujours mieux d’entrenir une communication à long terme avec les participants pour recueillir des commentaires sur les retombées à long terme du séminaire sur leur travail ou leur entreprise.
Étape 12 : Communiquer autour de l’évènement en interne et sur les réseaux publics
Et oui, pour votre travailler votre marque employeur au passage, nous vous recommandons d’informer votre réseau (sans détails) de votre séminaire. Cela témoigne de vos efforts pour atteindre vos objectifs et peut même attirer de nouveaux collaborateurs ou prospects.
Désormais, vous avez tout ce qu’il vous faut pour organiser un séminaire d’entreprise.
Les Aubergistes Lyonnais regorgent de bons conseils pour vous.
